Os serviços da Pró-Reitoria de Pesquisa (PROPESQ) são prestados de forma gratuita, transparente, padronizada, digital e orientada ao usuário, respeitando os princípios da eficiência, impessoalidade, publicidade e legalidade.
A seguir são descritas as etapas gerais para a realização dos nossos serviços.
Etapa 1 – Solicitar o serviço
- O que é: Registrar a solicitação por meio do sistema eletrônico correspondente ou, quando aplicável, pelos demais canais institucionais.
- Tempo de duração: Até 3 horas para registro da solicitação.
- Documentação necessária, conforme o serviço:
- Identificação do(a) solicitante;
- Descrição da demanda;
- Projeto de pesquisa;
- Edital ou chamada de fomento;
- Documentos e comprovantes específicos;
- Carta, formulário ou modelo institucional, quando aplicável.
- Custos: Gratuito.
- Casos específicos de custos: Não se aplica.
- Canais de prestação:
- Sistemas de Automação de Processos da PROPESQ, quando disponíveis para o serviço;
- E-mail institucional: falecom.propesq@ufrpe.br;
- Formulários e plataformas institucionais;
- Atendimento presencial ou virtual.
- Quando utilizado sistema automatizado: O envio da solicitação gera um chamado ou protocolo eletrônico, com registro da data, identificação do solicitante, serviço solicitado e informações necessárias ao acompanhamento.
- Notificação inicial: O usuário poderá receber automaticamente uma mensagem de confirmação do recebimento da solicitação, contendo o protocolo ou identificação do chamado e orientações para acompanhamento do processo.
- Tempo máximo de espera para atendimento: Em regra, até 1 dia útil para início do atendimento, podendo variar de acordo com a natureza e a complexidade do serviço.
- Procedimento para sistema indisponível: A solicitação poderá ser encaminhada pelo e-mail institucional ou por outro canal definido pela Coordenadoria responsável.
- Casos específicos de canal: Atendimento presencial disponível para usuários que necessitem de suporte ou não disponham de acesso adequado aos meios digitais.
Etapa 2 – Analisar e tramitar a solicitação
- O que é: Avaliar a solicitação quanto aos requisitos institucionais, normativos e, quando aplicável, às exigências de editais, chamadas ou programas.
- Tempo de duração: Em regra, 1 dia até 3 dias úteis, podendo variar conforme a complexidade da demanda e a necessidade de manifestação de outros setores.
- Documentação necessária: Documentos apresentados na etapa anterior e eventuais complementações solicitadas.
- Custos: Gratuito.
- Canais de prestação: Análise interna pela equipe técnica e, nos processos automatizados, tramitação eletrônica entre os responsáveis e setores envolvidos.
- Automação do processo: O sistema poderá atualizar automaticamente a situação do chamado e realizar os encaminhamentos previstos no fluxo do serviço, mantendo o registro das movimentações, datas, responsáveis e decisões realizadas.
- Comunicação com o usuário: Caso sejam necessários ajustes, esclarecimentos ou documentos adicionais, o sistema poderá enviar automaticamente uma notificação de pendência ou solicitação de complementação, orientando o usuário sobre as providências necessárias.
- Encaminhamentos internos: Quando a demanda depender de manifestação, conferência ou chancela de outro responsável, setor, coordenação ou comitê, o sistema poderá realizar o encaminhamento eletrônico e notificar o próximo responsável pelo processo.
- Procedimento para sistema indisponível: Análise e tramitação por procedimento alternativo, com posterior registro no sistema, quando necessário.
Etapa 3 – Orientar, chancelar, emitir documentos ou encaminhar
- O que é: Fornecer orientações técnicas, solicitar complementações, realizar chancelas, emitir cartas, declarações, termos e outros documentos institucionais, homologar solicitações ou promover encaminhamentos aos setores e comitês competentes.
- Tempo de duração: Em regra, até 3 dias úteis, ressalvados os serviços que dependam de análise colegiada, manifestação externa ou cumprimento de calendário específico.
- Documentação necessária: Ajustes ou complementações eventualmente solicitados.
- Custos: Gratuito.
- Canais de prestação:
- Sistemas de Automação da PROPESQ;
- E-mail: falecom.propesq@ufrpe.br;
- Atendimento presencial ou virtual;
- Formulários institucionais;
- Plataformas institucionais.
- Automação do processo: Nos serviços digitalizados, chancelas, movimentações, geração de documentos, alterações de situação e comunicações aos usuários e responsáveis podem ocorrer automaticamente, de acordo com o fluxo definido para cada processo.
- Acompanhamento do chamado: Cada movimentação poderá ser incorporada ao histórico do chamado, permitindo identificar as etapas realizadas, os responsáveis envolvidos e a situação atual da solicitação.
- Notificações de andamento: O usuário poderá ser comunicado automaticamente sobre etapas relevantes, como aprovação de chancela, devolução para ajustes, encaminhamento para outro setor, emissão de documento ou avanço para a etapa seguinte.
- Casos específicos de canal: Visitantes e usuários externos poderão ser atendidos conforme as regras e autorizações institucionais aplicáveis.
Etapa 4 – Concluir, comunicar e registrar o atendimento
- O que é: Finalizar a solicitação, registrar o serviço prestado, arquivar os documentos e comunicar o resultado ao(à) usuário(a).
- Tempo de duração: Em regra, até 3 dias úteis, observadas as características específicas de cada serviço.
- Documentação necessária: Versão final dos documentos e demais registros produzidos durante o processo.
- Custos: Gratuito.
- Nos processos automatizados: O sistema poderá realizar automaticamente o registro da conclusão do chamado, atualização da situação da solicitação, geração ou armazenamento de documentos, manutenção do histórico do processo e envio da comunicação final aos envolvidos.
- Comunicação de conclusão: O usuário poderá receber uma notificação informando que o atendimento foi concluído, acompanhada, quando aplicável, do documento emitido, orientações finais ou informações sobre etapas posteriores.
- Histórico do atendimento: Os registros das principais etapas permanecem vinculados ao chamado ou protocolo eletrônico, permitindo consulta e rastreabilidade administrativa do serviço realizado.