Fluxo Geral do Sistema de Controlados Químicos
Descrição do serviço
Serviço destinado à solicitação de autorização institucional para aquisição de produtos químicos controlados vinculados ao Certificado de Licença de Funcionamento (CLF) da UFRPE.
A solicitação é realizada por meio do sistema:
AppControleQuimicos
mediante cadastro previamente aprovado e vigente. O sistema recupera automaticamente os dados do(a) pesquisador(a), projeto, laboratório, produtos cadastrados e respectivos saldos disponíveis.
A autorização permite controlar as quantidades solicitadas, aprovadas, efetivamente adquiridas e posteriormente consumidas, garantindo rastreabilidade desde o cadastro do projeto até a Nota Fiscal e o MAPA mensal.
Quem pode solicitar
Podem solicitar a autorização:
- Pesquisadores(as) da UFRPE com cadastro aprovado no AppControleQuimicos;
- Com projeto de pesquisa vigente;
- Com produtos previamente cadastrados e liberados para uso;
- Sem pendências que impeçam novas solicitações.
A solicitação é vinculada simultaneamente ao(à) pesquisador(a), projeto, laboratório e produtos cadastrados.
Requisitos
Para realizar uma solicitação de autorização, o(a) pesquisador(a) deverá:
- Possuir cadastro aprovado e vigente no sistema;
- Possuir produto previamente incluído no cadastro do respectivo projeto;
- Possuir saldo disponível para o produto;
- Estar regular quanto à entrega das Notas Fiscais anteriores;
- Estar regular quanto aos MAPAS mensais obrigatórios;
- Informar os dados da aquisição;
- Informar a quantidade pretendida para cada produto;
- Informar os dados do fornecedor;
- Informar a forma de transporte;
- Informar a finalidade da aquisição;
- Quando aplicável, informar os dados da pessoa responsável pela retirada do produto.
Produtos disponíveis para solicitação
O sistema apresenta apenas produtos:
- Vinculados ao cadastro selecionado;
- Liberados para utilização;
- Associados a projeto vigente;
- Com saldo disponível para nova aquisição.
Para cada produto são apresentados pelo próprio sistema
- Produto;
- CAS, quando disponível;
- Número de ordem;
- Órgão de controle;
- Quantidade cadastrada;
- Quantidade já comprometida em solicitações;
- Quantidade já autorizada;
- Quantidade efetivamente adquirida;
- Saldo disponível para nova solicitação;
- Unidade de medida.
O sistema impede solicitação ou aprovação acima do limite cadastrado para o respectivo produto.
Dados necessários para a solicitação
O formulário deverá conter, obrigatoriamente:
Dados do projeto e local de utilização
- Projeto;
- Laboratório;
- Unidade de destino;
- Local de utilização e/ou armazenamento, quando aplicável.
Dados da aquisição
- Data prevista para aquisição;
- Fornecedor;
- CNPJ;
- Endereço do fornecedor;
- E-mail do fornecedor;
- Telefone do fornecedor;
- Fonte de recursos;
- Forma de transporte;
- Finalidade da aquisição.
Quando a forma de transporte for “Retirado pelo usuário”, o sistema carregará inicialmente os dados do próprio pesquisador, permitindo edição quando outra pessoa autorizada realizar a retirada.
Nessa situação, deverão ser informados:
- Nome;
- SIAPE, matrícula ou identificação equivalente;
- CPF;
- E-mail;
- Telefone.
Quantidades solicitadas
O(a) pesquisador(a) deverá selecionar os produtos que deseja adquirir e informar a quantidade pretendida para cada um.
A quantidade solicitada:
- Não poderá ultrapassar o saldo disponível;
- Ficará vinculada ao respectivo protocolo;
- Será posteriormente analisada pela Gestão;
- Poderá ser aprovada integralmente ou em quantidade inferior;
- Passará a comprometer o saldo disponível após a solicitação, evitando que o limite cadastrado seja excedido por solicitações simultâneas.
Complementação de solicitação ainda em análise
Caso o(a) pesquisador(a) acrescente novos produtos ao cadastro enquanto houver uma solicitação de autorização ainda Em análise, esses produtos não serão incorporados automaticamente ao protocolo anterior.
Entretanto, enquanto a Gestão ainda não tiver concluído a análise, o sistema permitirá:
- Reabrir o ambiente Solicitação de Autorização / CLF;
- Visualizar o protocolo que está em análise;
- Identificar os produtos já incluídos;
- Selecionar novos produtos cadastrados posteriormente;
- Informar as respectivas quantidades;
- Acrescentá-los ao mesmo protocolo.
A Gestão passará a visualizar imediatamente os novos itens adicionados para análise conjunta.
Etapas para solicitação
- Acessar o AppControleQuimicos.
- Selecionar o ambiente Solicitação de Autorização / CLF.
- Informar o SIAPE, quando solicitado.
- Selecionar o cadastro/projeto correspondente.
- Conferir os produtos disponíveis e respectivos saldos.
- Selecionar os produtos que serão adquiridos.
- Informar as quantidades solicitadas.
- Preencher os dados obrigatórios da aquisição e do fornecedor.
- Informar a forma de transporte.
- Informar a finalidade da aquisição.
- Enviar a solicitação.
- Receber o número de protocolo.
- Aguardar a análise da Gestão PROPESQ.
- Acompanhar o andamento no Painel do(a) Pesquisador(a).
Protocolo
Após o envio, o sistema gera um protocolo específico para a solicitação, por exemplo:
AQ-2026-00005
O protocolo passa a identificar todo o fluxo posterior, incluindo:
- Produtos solicitados;
- Quantidades;
- Análise da Gestão;
- Documento do CLF;
- Versão final assinada;
- Nota Fiscal;
- Aquisições;
- Estoque;
- MAPA mensal;
- Pendências;
- Histórico de movimentações.
Análise pela Gestão
A solicitação será encaminhada ao Ambiente do Gestor.
A Gestão poderá visualizar:
- Pesquisador(a);
- SIAPE;
- Projeto;
- Laboratório;
- Unidade;
- Fornecedor;
- Produtos;
- Quantidades solicitadas;
- Saldo cadastral;
- Quantidade disponível;
- Documentação relacionada;
- Histórico do cadastro.
Para cada produto, a Gestão poderá informar a quantidade aprovada.
O sistema impedirá a aprovação de quantidade superior ao saldo cadastral disponível.
A Gestão poderá:
- Aprovar a solicitação;
- Aprovar parcialmente, ajustando as quantidades;
- Indeferir;
- Registrar observações.
Geração do documento de autorização
Após a aprovação pela Gestão, o sistema gera automaticamente o documento de autorização com base no modelo institucional do CLF cadastrado no sistema.
O documento será preenchido com os dados da solicitação, incluindo, conforme aplicável:
- Pesquisador(a);
- Projeto;
- Laboratório;
- Unidade;
- Produtos;
- Quantidades aprovadas;
- Fornecedor;
- CNPJ;
- Data prevista;
- Forma de transporte;
- Finalidade;
- Demais dados exigidos no modelo institucional.
O arquivo gerado será disponibilizado à Gestão para conferência.
Somente a versão final assinada será apresentada ao usuário como autorização oficial.
Nota Fiscal após a autorização
Depois da disponibilização do PDF final assinado, o sistema libera a etapa de envio da Nota Fiscal.
O(a) pesquisador(a) poderá acessar:
- O Painel do(a) Pesquisador(a); ou
- O respectivo registro no MAPA mensal.
Para cada autorização, será apresentado o botão:
Enviar/Complementar Nota Fiscal
O(a) pesquisador(a) deverá informar:
- Número da NF;
- Data da NF;
- PDF da Nota Fiscal;
- Quantidade efetivamente adquirida de cada produto.
Aquisição parcial
A quantidade adquirida poderá ser inferior à quantidade autorizada.
Exemplo:
- Quantidade aprovada: 20 L
- Primeira NF: 8 L
- Saldo ainda autorizado para aquisição: 12 L
O sistema manterá a autorização aberta para novas Notas Fiscais até atingir o limite aprovado.
Assim, uma mesma autorização poderá possuir várias NFs.
Controle das quantidades
O sistema acompanhará permanentemente, para cada produto:
- Quantidade cadastrada;
- Quantidade solicitada;
- Quantidade aprovada;
- Quantidade adquirida;
- Quantidade consumida;
- Saldo para novas solicitações;
- Saldo ainda autorizado para aquisição;
- Estoque atual.
A quantidade registrada no upload da Nota Fiscal será incorporada ao indicador de Comprado acumulado.
Prazo para envio da Nota Fiscal
A Nota Fiscal deverá ser apresentada até o 5º dia útil do mês subsequente à aquisição.
Caso a NF não seja apresentada dentro do prazo:
- Será criada pendência para o(a) pesquisador(a);
- A pendência ficará visível em seu painel;
- O usuário será notificado;
- Novas solicitações poderão ser bloqueadas até a regularização.
A pendência será encerrada após:
- Upload da Nota Fiscal; ou
- Regularização pela Gestão, quando justificadamente aplicável.
Controle mensal — MAPA
Após a aquisição, os produtos passam a integrar o MAPA mensal.
Para cada produto, o sistema exibirá:
- Quantidade cadastrada/limite;
- Quantidade solicitada;
- Quantidade aprovada;
- Comprado acumulado;
- Consumido acumulado;
- Aquisição comprovada na competência;
- Saldo atual em estoque;
- Autorizações relacionadas.
O(a) pesquisador(a) deverá informar mensalmente:
- Quanto foi gasto/consumido;
- Eventuais ajustes de entrada;
- Eventuais ajustes de saída;
- Tipo do ajuste;
- Justificativa, quando houver ajuste.
Prazo para envio do MAPA
O MAPA referente a cada mês deverá ser informado até o 5º dia útil do mês seguinte.
A ausência do MAPA no prazo poderá resultar em:
- Pendência;
- Notificação;
- Bloqueio temporário de novas solicitações de aquisição.
Prazo para atendimento
O prazo de atendimento poderá variar conforme:
- Quantidade de produtos;
- Complexidade da solicitação;
- Situação do cadastro;
- Necessidade de conferência das quantidades;
- Necessidade de adequações documentais;
- Fluxo de assinatura institucional.
Resultado do serviço
O resultado é a emissão e disponibilização da autorização institucional assinada para aquisição dos produtos químicos aprovados, vinculada ao respectivo protocolo.
Canais de atendimento
- 📧 E-mail: falecom.propesq@ufrpe.br
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